Ausfuhrverantwortlicher

Zwei Arbeiter im Lager Quelle: © iStock.com/shapecharge

In dem Bestreben, unzuverlässige Personen und Unternehmen vom Umgang mit Kriegswaffen und der Ausfuhr rüstungsrelevanter Güter fernzuhalten und eine wirksame Kontrolle der Ausfuhr von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck aus der Gemeinschaft sicherzustellen, hat die Bundesregierung Grundsätze für die Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren beschlossen. Hiermit soll vermieden werden, dass durch illegale Ausfuhren in diesem Bereich die Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland beeinträchtigt, das friedliche Zusammenleben der Völker gestört oder die auswärtigen Beziehungen der Bundesrepublik Deutschland belastet werden.

Bei Exportvorhaben mit genehmigungspflichtigen Gütern ist es daher notwendig, gegenüber dem BAFA einen Ausfuhrverantwortlichen (AV) zu benennen. Dieser ist für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften persönlich verantwortlich und muss Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung sein. Die Benennung des AV (Formular AV 1) gilt bis zum Widerruf. Bitte beachten Sie, dass neben dem Benennungsformular auch eine Kopie des aktuellen Handelsregisterauszugs einzureichen ist.

Die Erklärung des AV zur Verantwortungsübernahme (Formular AV 2) ist immer nur zwei Jahre gültig. Wenn dieses nicht erneuert wird, müssen Anträge auf Ausfuhrgenehmigung persönlich vom AV unterzeichnet werden bzw. im Falle der elektronischen Antragstellung mittels ELAN-K2 von diesem persönlich im ELAN-K2 Portal eingereicht werden.

Information zur Änderung der AV-Formulare

Die Bekanntmachung des BAFA zu den Grundsätzen der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern des BAFA und die Formulare zur Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (AV 1) sowie zur Verantwortungsübernahme (AV 2) wurden mit Wirkung zum 20.10.2020 geändert.

Die Bekanntmachung wurde am 19.10.2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Die neuen Formulare stehen unter "Informationen zum Thema" zur Verfügung.

Mit der Änderung werden die Empfehlungen des BAFA für Innerbetriebliche Compliance-Programme (ICP) in der Bekanntmachung und den Formularen an die Empfehlungen im Merkblatt „Betriebsinterne Exportkontrolle“ angepasst. Darüber hinaus werden sprachliche Klarstellungen vorgenommen. Diese lassen die bisherigen Grundstrukturen der Benennung und Verantwortungsübernahme unberührt.

Die Formulare AV 1 und AV 2 können künftig per E-Mail an

ausfuhrverantwortliche-r@bafa.bund.de

beim BAFA eingereicht werden. Die Einreichung der Originale ist nicht mehr erforderlich. Diese müssen allerdings für die Dauer von 5 Jahren aufbewahrt und auf Verlangen des BAFA vorgelegt werden.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Ausfuhrverantwortlichen (AV), insbesondere zum Registrierungsverfahren

Wann wird ein Ausfuhrverantwortlicher benötigt?

Für Anträge auf Erteilung einer Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter* muss ein Ausfuhrverantwortlicher (AV) bestellt und gegenüber dem BAFA benannt werden. Anderenfalls können Genehmigungen grundsätzlich nicht erteilt werden.

 *Soweit nicht anders vermerkt, sind gelistete Güter im Folgenden solche des Teil I Abschnitt A der Ausfuhrliste, Teil I Abschnitt B der Ausfuhrliste (sog. 900er Positionen) und Anhang I der Verordnung (EU) Nr. 2021/821.

Wer kommt für die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen gegenüber dem BAFA in Frage?

Für die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen gilt der Leitsatz „Exportkontrolle ist Chefsache!“. Der Ausfuhrverantwortliche selbst muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs, d. h. der obersten Ebene Unternehmensleitung (Mitglied des Vorstands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter) sein. Der zu bestellende Ausfuhrverantwortliche muss nach der internen Geschäftsverteilung für die Durchführung der genehmigungspflichtigen Lieferungen verantwortlich sein. Nur so kann er die innerbetriebliche Exportkontrolle organisieren, die dafür zuständigen Mitarbeiter anleiten und auf diese Weise seinen Aufgaben als Ausfuhrverantwortlicher vollständig gerecht werden. Der Ausfuhrverantwortliche ist auch der persönliche Ansprechpartner für die Zuverlässigkeit in Genehmigungsverfahren.

Kann auch ein Prokurist zum Ausfuhrverantwortlichen benannt werden?

Nein. Ein Prokurist ist ein so genannter „gewillkürter Vertreter“ und hat nicht die Stellung eines gesetzlichen Vertreters im Unternehmen. Er ist anders als z. B. der Geschäftsführer bei der gemischten Gesamtvertretung nicht Teil der organschaftlichen Vertretung und nimmt nicht Aufgaben eines Organs der Gesellschaft wahr. So gesehen kann er weder zum Ausfuhrverantwortlichen benannt werden noch an Stelle eines weiteren Mitglieds des vertretungsberechtigten Organs die AV-Benennung (AV1) mitzeichnen.

Muss dem BAFA ein AV-Vertreter benannt werden?

Die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen-Vertreter ist nicht vorgesehen. Nicht zu verwechseln ist der Ausfuhrverantwortliche mit dem Exportkontrollbeauftragten, der sich um die rechtssichere Ausführung aller Exporte im Betrieb kümmert. Gegenüber dem BAFA ist der Ausfuhrverantwortliche verantwortlich.

Welche Unterlagen sind bei einer Benennung einzureichen?

Hierfür muss ein vollständig ausgefüllter Vordruck AV1, ein Vordruck AV2 (bei Bedarf) und ein Handelsregisterauszug (HRA/HRB) bzw. entsprechender Nachweis (z. B. Gewerbeanmeldung bei Einzelunternehmen, Organigramm bei Universitäten) eingereicht werden. Beim Ausfüllen der Formulare bitte unbedingt die Erläuterungen zum Ausfuhrverantwortlichen und zu den Formularfeldern beachten!

Hinweis: Das Formular AV1 muss der Ausfuhrverantwortliche und, sofern vorhanden, mindestens ein weiteres Mitglied des vertretungsberechtigten Organs der Gesellschaft unterschreiben.

Was muss bei der Stellung eines Antrags auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung beachtet werden?

Bei Anträgen auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung hat der Antragsteller im ELANK2 unter dem Punkt „Zeichnungsberechtigung – Formularfeld 37“ im Formularschritt „Nationales Ergänzungsblatt AG/E 1“ anzugeben, ob er den Antrag als Ausfuhrverantwortlicher oder als Bevollmächtigter des Unternehmens, für den der Ausfuhrverantwortliche die Verantwortungsübernahme erklärt hat, beim BAFA abgibt und dass er für Auskünfte zur Verfügung steht.

Wie erfolgt die Einreichung der AV-Unterlagen beim BAFA?

Die ausgefüllten Formulare AV1 und AV2 nebst Anlagen (z. B. Handelsregisterauszug – unbeglaubigte Kopie) sind in elektronischer Form (PDF) beim BAFA einzureichen: E-Mail an ausfuhrverantwortliche-r@bafa.bund.de.

Die Originale der AV-Dokumente verbleiben beim Antragsteller und müssen auf Verlangen des BAFA vorgelegt werden.

Wie lange gilt die AV-Benennung (AV1)?

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen bleibt bis zu ihrem Widerruf gegenüber dem BAFA bestehen. Eine bestehende AV-Benennung ist dem BAFA gegenüber unverzüglich zu widerrufen, wenn die zum Ausfuhrverantwortlichen benannte Person aus dem Unternehmen ausscheidet oder aus anderen Gründen die AV-Funktion nicht mehr wahrnimmt.

Muss der Ausfuhrverantwortliche alle Anträge selbst beim BAFA einreichen?

Nein. Der Ausfuhrverantwortliche kann die Zeichnungsbefugnis und damit die Aufgaben Antragseinreichung sowie Auskunftserteilung zu Antragsinhalten delegieren. Dies geschieht mithilfe des Formulars AV2 (Erklärung zur Verantwortungsübernahme der Delegation der Zeichnungsbefugnis). Der Ausfuhrverantwortliche erklärt damit, dass er die Zeichnungsbefugnis an andere Personen delegiert und weiterhin persönlich für die Richtigkeit der in seinem Namen gestellten Anträge verantwortlich ist. Die zeichnungsbefugten Personen müssen nicht namentlich benannt werden.

Kann die Verantwortungsübernahme delegiert werden?

Nein. Der Ausfuhrverantwortliche trägt die Gesamtverantwortung im Kontext der Exportkontrolle. Kommt es zu einer Zuverlässigkeitsprüfung, kann er sich nicht darauf berufen, die geltenden Regeln nicht zu kennen.

Wie lange gilt die Verantwortungsübernahme (AV2-Erklärung)?

Die AV2-Erklärung ist für zwei Jahre gültig. Die Gültigkeit beginnt mit dem Eingang beim BAFA und endet spätestens nach Ablauf von zwei Jahren gerechnet ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung (Datum der Ausstellung).

Muss immer lückenlos eine Folgeerklärung zur Verantwortungsübernahme (AV2) dem BAFA vorliegen?

Es ist nicht zwingend erforderlich, lückenlos eine gültige AV2-Erklärung beim BAFA vorliegen zu haben. Sofern keine gültige AV2-Erklärung vorliegt, muss der Ausfuhrverantwortliche die Anträge aber persönlich unterzeichnen. Anträge, die von anderen Personen unterzeichnet sind, können nicht anerkannt werden.

Werden elektronisch bzw. digital signierte Formulare (AV1/2) anerkannt?

Nein. Die Formulare sind immer analog zu unterschreiben. Für den im BAFA verwalteten AV-Bereich kann die Nutzung elektronischer/digitaler Signaturen im Kontext der Erstellung der Dokumente (AV1/2) aus IT-technischen Gründen nicht angeboten werden.

Ist das Vor- bzw. Nachdatieren der Formulare (AV1/2) zulässig?

Das Ausstellungsdatum der AV1/2-Erklärung muss mit Blick auf den rechtsverbindlichen Erklärungsinhalt zum Datum der Einreichung im BAFA passen. Die Benennung (AV1) darf daher nicht für einen zukünftigen Zeitpunkt abgegeben werden. Auch sollte die Erklärung zeitnah, d. h. in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach ihrer Unterzeichnung beim BAFA eingereicht werden.

Hinweis zu AV2-Erklärung: Die Einreichung der Erklärung kann bei Bedarf (vorhersehbare Abwesenheit des AV) bis zu maximal einem Monat vor Ablauf der AV-2-Gültigkeit erfolgen. Die Gültigkeit endet in diesem Fall nach Ablauf eines Jahres gerechnet ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung (Datum der Unterzeichnung). Das Unternehmen hat eigenverantwortlich sicherzustellen, dass bei Bedarf eine entsprechende gültige AV2-Erklärung beim BAFA vorliegt, damit Verzögerungen in der Antragsbearbeitung vermieden werden können.

Wie alt darf der Handelsregisterauszug sein?

Der Handelsregisterauszug sollte zum Zeitpunkt der Vorlage beim BAFA i. d. R. nicht älter als einen Monat sein und inhaltlich den aktuellsten Sachstand des Unternehmens wiedergeben.

Informationen zum Thema

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